Программные продукты для МиниОтеля, Гостиницы и Санатория

 

 

К общему учету относятся операции по:

• Размещению гостей
• Оказанию услуг
• Ведению взаиморасчетов

  

Размещение гостей

Учет размещения - это внесение и анализ данных о проживании гостей в номерах. Данный раздел является основным, так как все прочие операции отталкиваются от данных о гостях.

В процессе ведения учета пользователь может видеть текущую и планируемую загрузку номеров, вносить брони, регистрировать поселения, получать различные отчеты.

Основными понятия при размещении гостей:

•          Гости – это физические лица, проживающие в отеле и пользующиеся его услугами. Сведения о госте хранятся в справочнике и могут использоваться при повторном поселении.
•          Номерной фонд – перечень номеров гостиницы. Каждый номер характеризуется типом (стандарт, люкс, студио и т.п.) и набором характеристик.
•          Поселение – событие, означающее заселение гостя в номер.

При учете размещения помимо непосредственно поселения гостя могут выполняться такие операции, как:

• Переселение – изменение каких-либо параметров проживания гостя с определенной даты.
• Выселение – регистрация факта выезда гостя в указанный день.

Вернуться к разделам

                                                 

 

Оказание услуг

Под учетом услуг понимаются следующие действия

• Установка набора и стоимости услуг, предоставляемых организацией.
• Планирование оказания услуг, расчет плановой стоимости.
• Отражение факта оказания услуг.

В процессе такого учета формируется информация о стоимости и количестве оказанных услуг, что позволяет оценивать деятельность предприятия.

Основными понятиями учета услуг являются:

• Услуга – наименование услуги, оказываемой клиенту.
• Тариф - наименование ценовой позиции для услуги. Например – услуга «Проживание» может иметь несколько тарифов: «Стандарт», «Люкс», «Студио».

 

Понятие «Тариф» определяет наименованию ценовой позиции и само по себе не содержит цену.

• Ставка – цена, привязанная к конкретному тарифу. Значение цены для тарифа может меняться со временем. При этом наименование тарифа остается неизменным.

Учет услуг предполагает их планирование и оказание. Планирование – это определение набора и стоимости услуг, которые должны быть оказаны клиенту

Оказание услуги – это отражение факта получения услуги клиентом.

 

Вернуться к разделам

 

Ведение взаиморасчетов

Ведение взаиморасчетов подразумевает:

-          Отражение оплат от получателей услуг

-          Контроль задолженности

-          Документооборот с клиентами: выставление счетов на оплату, актов оказания услуг и т.п.

Важными понятиями при ведении взаиморасчетов являются:

• Плательщик – лицо, оплачивающее услуги. Плательщиком может являться как сам гость, так и некоторая организация или стороннее лицо.

Получатель услуг и плательщик могут различаться.

 

Задолженность – сумма, которую плательщик должен возместить организации, предоставляющей услуги. Различаются понятие «плановой» и «фактической» задолженности.

-   Плановая задолженность – возникает до момента оказания услуг. Это предварительная расчетная стоимость услуг, которую плательщик должен будет возместить в случае их оказания. Плановая задолженность фигурирует при расчете сумм авансовых платежей, при расчете стоимости проживания в момент бронирования или заселения и т.д.

-   Фактическая задолженность – возникает в момент оказания услуг плательщиком и отражает реальную сумму к возмещению. Фактическая задолженность фигурирует при окончательном расчете с гостем в момент выезда, при определении долга плательщика перед организацией, при формировании документов типа «Акт оказания услуг», «Счет гостя» или «Акт сверки взаиморасчетов».

Увеличение задолженности происходит при начислении услуг. Уменьшение – при поступлении оплат. Разница между суммами начисления и оплаты и составляет фактическую задолженность плательщика. Если задолженность положительная, это говорит о том, что плательщик получил больше услуг, чем оплатил. В этом случае речь идет о долге перед организацией, и от плательщика ожидается поступление денег для погашения долга.

Если задолженность имеет отрицательный знак, это говорит о том, что услуг оказано меньше, чем было оплачено, и за плательщиком числится переплата. В этом случае организация должна выполнить возврат излишне оплаченной суммы плательщику.

 

• Договор – отдельный договор с плательщиком, в рамках которого ведутся взаиморасчеты.

Договор – это дополнительный параметр взаиморасчетов. У одного плательщика может быть несколько договоров с организацией (например – два крупных заезда в течении года, соответственно – два разных договора), и сумма задолженности будет накапливаться отдельно по каждому их этих договоров. Таким образом, можно будет контролировать как долг плательщика в целом, так и долг отдельно по каждому договору.

 

 

Вернуться к разделам