Документооборот

Зачем внедрять Электронный документооборот?

или с каой целью вкладывать деньги еще в одну 1С Систему

Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе. Вся необходимая информация о деятельности предприятия отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения были исполнены.

При этом работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Для обеспечения сохранности и доступности документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению и был разработан электронный документооборот.

Нам известны следующие типовые проблемы:

• Потеря или недопустимо большой срок поиска важных документов
• Создание и копирование большого количества документов, назначение которых не ясно
• Попадание документов и конфиденциальной информации третьим лицам
• Потеря рабочего времени на поиск документа или создание подборки документов по какому-либо критерию
• Создание множества копий и повышенные затраты на их изготовление, обработку и архивирование
• Большие потери времени на согласование документов ответственными сотрудниками.

Чем же полезен документооборот разлизанным категориям сотрудников:

Документооборот для Руководителя компании
при работе с документами работу руководителя компании можно разделить на две группы вопросов:

• принятие решений на основании фактов;
• контроль исполнения принятых решений.

1С:Документооборот позволяет собрать необходимую информацию о любой ситуации значительно быстрее. Для этого предусматриваются различные системы классификации и поиска документов.
Программа упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Документооборот для Секретаря

1С:Документооборот позволяет легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?», «Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.
При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.

Документооборот для Бухгалтера

О проблемах с потерянными первичными документами знают все. Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это – возможность избежать финансовых санкций.
1С:Документооборот позволяет навести порядок с хранением первичной учетной документации, организовать обмена документами и значительно повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Документооборот для Инженера (Инженера ПТО)

Поиск нужного документа в большом архиве проектной документации очень затратное по времени мероприятие. Гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в системе Документооборота быть реализован архив конструкторско-технологической документации.

Документооборот для Юристов

Больше всех система 1С:Документооборот полезная юристам, внедрение позволит:

• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа и гарантированно обновляться – такая возможность обеспечит использование всеми сотрудниками последней версии документов;
• автоматически заполнять реквизиты контрагентов из базы данных 1С, что исключает ошибки при вводе данных;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое «блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов;
• обеспечить возможность работы с различными версиями одного документа разными сотрудниками;
• позволит получить доступ к нужному документу прямо в зале суда (с планшета через Интернет).