Управленческий учет

Использовать 1C или работать в Excel?

Чаще всего для подготовки планов экономисты используют табличный редактор Excel, при этом пользователи используют множество таблиц, сложным образом связанных друг с другом. Преимущества – полная гибкость и полная методическая свобода действий.

Такой подход имеет ряд неудобств.

• Справочные данные в планировании и фактических данных оказываются разные;
• Планирование ведется от бюджетов отделов и консолидируется в общий;
• Бюджеты часто готовятся по различным сценариям и поддерживать их в актуальном состоянии в таблицах сложно;
• Фактические данные приходиться вносить вручную, в том числе актуализировать их при изменении данных в прошлых периодах.

Единые справочные данные

Прежде всего – это одни и те же по сути данные финансовой модели в разных бюджетах (бюджетных формах) проявляются в разных ракурсах (разной аналитике и детальности), что приводит к необходимости дублировать эти данные в разных листах Excel. Подсистема бюджетирования, реализованная в специальной программе, в качестве данных для бюджетов использует централизованную финансовую модель- набор справочников и финансовых записей по аналитике.

Все формы бюджетов, независимо от их вида, в качестве данных используют информацию из модели.

Консолидация бюджетов

Бюджетный процесс чаще всего построен по принципу планирования для отделов (ЦФО) и консолидация общего бюджета на основе бюджетов низших уровней. Без специальных программ процесс консолидации данных выполнять на постоянной основе затруднительно.

Сценарное планирование

Планирование может проводиться по неограниченному количеству Сценариев бюджетирования.

Фактические данные в системе хранятся в том же формате, что и плановые данные. Такой подход обеспечивает корректность план-фактного анализа в разрезе любых аналитик, показателей и счетов прогнозного плана счетов.

Загрузка фактических данных

Важной целью работы планово-экономической службы является сравнение плановых и фактических данных. Работа в таблицах Excel связана со значительными усилиями по извлечению фактических данных из бухгалтерских программ и разнесением их вручную на листы таблиц. Данная работа без использования специализированных программ особенно усложняется тем, что бухгалтерия отражает хозяйственные операции в реальной жизни и часто возникает необходимость внести изменения в прошлые, уже закрытые периоды. Операции изменения прошлых периодов сложно выявить и не просто отразить в финансовой отчетности без специальных программных средств.

Внедрение автоматизированной системы финансового планирования позволяет избежать данных сложностей. Мы рекомендуем процесс автоматизации проводить в три этапа:

• Анализ потребностей финансового планирования и бюджетирования. Формирование требований к финансовой модели.
• Разработка, настройка финансовой модели.
• Разработка бюджетных форм для удобного просмотра плановых и фактических данных финансовой модели и план-фактного анализа.

Как отдельный этап следует рассматривать разработку и реализацию бизнес-процесса бюджетирования, как делегирования финансовой ответственности подразделениям и вовлечения подразделений в процесс финансового планирования.